Abteilungsleiterin Digitale Infrastruktur, Referatsleiter IT, Abteilungsleiter Archivbestände,
Softwareentwickler, ich
Über das Projekt
Das Brandenburgische Landeshauptarchiv (BLHA) ist das zentrale staatliche Archiv des Landes Brandenburg. Es ist dafür zuständig, historische Unterlagen und Verwaltungsdokumente zu bewahren und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.
Meine Aufgabe war es, die UX des neuen Archivportals zu evaluieren und zu verbessern. Als ich zum Projekt stieß, gab es schon ein MVP. In drei Runden moderierter Usability-Tests habe ich Schwachstellen aufgedeckt, nach jeder Runde Anpassungen entwickelt und gemeinsam mit dem Team priorisiert, was umgesetzt werden soll.
Sprache war dabei eines der wichtigsten Gestaltungselemente. Das Archivportal enthält viel Text, und dieser Text hat es in sich: Im MVP mussten Nutzende sich zwischen rechtlichen und archivarischen Fachbegriffen zurechtfinden. Nicht nur Erstnutzende ohne Vorwissen waren dadurch überfordert. Diese Case-Study greift zwei Design-Entscheidungen heraus, bei denen Sprache eine zentrale Rolle spielte, und beschreibt sie aus der Content-Design-Perspektive.
Prozess
Recherche & Analyse
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Testen
Moderierte Usability-Tests mit 12-15 Teilnehmenden pro Runde, verteilt auf drei Gruppen: professionelle Forschende, Hobby-Forschende und Erstnutzende. Die Rekrutierung erfolgte über die Nutzendenbasis und das Archivpersonal. Die Teilnehmenden bearbeiteten szenariobasierte Aufgaben, die wir in einem abteilungsübergreifenden Workshop entwickelt hatten.
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Priorisierung
Wir haben Anpassungen nach Nutzen und Aufwand priorisiert. Mit Blick auf den vorhandenen Code, begrenzte Ressourcen im Entwicklungsteam und den Launch-Termin haben wir uns auf Änderungen konzentriert, die für die Usability wirklich kritisch waren.
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Ideenfindung & Design
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Implementierung
3 RUNDEN
Einschränkungen kommunizieren
Von Rechtsverweisen zu Handlungshinweisen
Situation
Nicht alle Dokumente im Archiv kann man frei einsehen. Manche unterliegen dem Datenschutz, andere rechtlichen Einschränkungen. Wieder andere sind zu fragil, um häufig herausgeholt zu werden.
Um diese Einschränkungen zu kommunizieren, verwendete das MVP knappe Beschreibungen und Rechtsverweise, teils versteckt in den Metadaten. In Usability-Tests wurden diese Informationen entweder übersehen oder missverstanden.
Task
Einschränkungen gut erkennbar und handlungsorientiert kommunizieren.
Action
Ich habe mich mit einem Archivar zusammengesetzt, um alle möglichen Kombinationen der Metadaten kennenzulernen. Gemeinsam konnten wir diese Kombinationen auf eine überschaubare Zahl praktisch relevanter Hinweistypen abbilden.
Ich habe die Hinweistypen anschließend in kurze Texte übersetzt, die nun als Infokästen auf den Suchergebnissen und Detailseiten der Archivalien erscheinen.
Einige Vorher/Nachher-Beispiele:
Was ich heute anders machen würde:
Linktext. Der allgemeine Linktext („Mehr erfahren“) funktioniert zwar im Kontext des Infokastens. Wird er aus diesem Kontext gelöst, sagt er nichts mehr aus. Das passiert, wenn jemand einen Screenreader verwendet, um sich eine Liste aller Links auf der Seite vorlesen zu lassen. Ich würde deshalb visuell versteckten Zusatztext ergänzen, der direkt im Anschluss an „Mehr erfahren“ gelesen wird: „über die 14-tägige Wartezeit“.
Einfache Sprache. Ich habe natürlich versucht, die Texte verständlich zu formulieren, kannte aber die Regeln der Einfachen Sprache noch nicht. Mittlerweile schaue mit einem kritischeren Blick auf z sprachliche Konstruktionen. In diesem Beispiel läuft ein einziger Satz über drei Zeilen. Er ließe sich sehr einfach in zwei Hauptsätze aufteilen: „Wenn Sie dieses Archivale bestellen, dauert es 14 Tage, bis Sie es im Lesesaal einsehen können. In dieser Zeit prüfen wir, ob es rechtliche Einschränkungen gibt.“
Wo ich einen Kompromiss geschlossen habe: Beim Begriff „Archivale“. Der Singular von Archivalien lautet nicht „(die) Archivalie“, sondern „(das) Archivale“. Leider weiß das fast niemand. In den Usability-Tests stolperten sogar Historiker:innen über dieses Wort und hielten es für einen Tippfehler. Die Stakeholder lehnten allgemeinere Begriffe wie „Dokument“ allerdings ab. Im Nachhinein verstehe ich ihre Gründe besser. Mehr dazu unten.
Result
Um die Verständlichkeit der Hinweise zu prüfen, ließ ich Teilnehmende in Usability-Tests bestimmte Dokumente bestellen und anschließend in eigenen Worten beschreiben, was sie aus den Hinweisen verstanden hatten. Die Hinweise wurden sofort wahrgenommen und meist korrekt interpretiert. Nur der Wartezeit-Hinweis (erstes Beispiel oben) führte wiederholt zu Missverständnissen. Ich überarbeitete den Text und in der nächsten Testrunde verschwand das Problem.
Learnings
Ich kam mit der Überzeugung ins Projekt, dass Fachwörter wie „Archivale“ vor allem Hindernisse sind, und wollte sie ersetzen. Im Gespräch mit dem Archivpersonal wurde mir aber klar, dass bei „Archivale“ für Fachleute mehr mitschwingt als bloß „Objekt im Archiv“. Ein Archivale ist erschlossen und hat innerhalb der komplexen hierarchischen Struktur des Archivs seinen ganz eigenen Platz bekommen. Der Begriff verweist also auf das Handwerk von Archivar:innen, und damit auch auf ihre berufliche Identität.
In den Usability-Tests und Interviews habe ich zudem wissbegierige Nutzende kennengelernt, die sich aktiv ins Archivwesen einarbeiten wollten. Für diese Gruppe ist es nicht sinnvoll, Fachsprache komplett auszublenden. Wir sollten ihnen eher die Gelegenheit geben, grundlegende Konzepte und Begriffe kennenzulernen.
Wie Analytics geholfen hat, ein Problem neu zu priorisieren
Situation
Im User-Bereich befinden sich zwei Seiten, auf denen Nutzende ihre laufenden Aktivitäten ansehen und verwalten können:
„Reservierungen“ (bevorstehende Besuche im Lesesaal)
„Bestellungen“ (Archivalien, die für die Besuche bestellt wurden)
Im UX-Audit des MVP und späteren Usability-Tests war aufgefallen, dass diese Trennung und die Terminologie nicht funktionieren. Eine Überarbeitung wurde jedoch niedrig priorisiert.
Task
Einige Monate nach dem Launch wollte ich belegen, dass die Informationsarchitektur und Terminologie tatsächlich problematisch sind, und Argumente für eine Repriorisierung sammeln.
Action
Ich habe die Analytics der ersten Monate ausgewertet, um zu sehen, ob sich das vermutete Orientierungsproblem in den Daten erkennen lässt. Meine Hypothese: Wenn Nutzende unsicher sind, auf welcher Seite sich eine bestimmte Information befindet, springen sie schnell zwischen den Seiten hin und her. Ich ließ deshalb berechnen, wie häufig es vorkam, dass jemand innerhalb einer Minute mehrere Seiten im User-Menü besuchte, und in welcher Reihenfolge.
Ergebnis: In 639 Sitzungen wurde der User-Bereich geöffnet. In 249 dieser Sitzungen (39 %) sind Nutzende innerhalb einer Minute zwischen den Unterseiten gewechselt. Dabei zeigt sich ein deutliches Ungleichgewicht. Es gab 279 Wechsel allein zwischen „Reservierungen“ und „Bestellungen“ – mehr als zwischen allen anderen Seitenpaaren zusammen:
Zusammen mit den qualitativen Ergebnissen aus Usability-Tests reichten diese Zahlen, um das Redesign des User-Menüs höher zu priorisieren.
Result
Das Redesign fasst Reservierungen und Bestellungen auf einer Seite zusammen und gruppiert zusammengehörige Aktivitäten als Karten.
Die neue Version ist live, wurde aber noch nicht getestet. Die bisherigen Analytics zeigen einen Rückgang der schnellen Wechsel im User-Bereich. Dieses Verhalten tritt nun nur noch in 22 % der relevanten Sitzungen auf, zuvor waren es 39 %. Vor allem aber (Seitennotiz:
Ich wollte den Vergleich erwähnen, ganz fair ist er aber nicht. Beide Kategorien stehen nun auf derselben Seite. Man kann also gar nicht mehr zwischen ihnen wechseln. Das vorherige Ungleichgewicht bleibt aber auch ohne Vergleichswert aussagekräftig.
).
Learnings
Eigentlich hatten wir schon klare qualitative Belege. Die Analytics waren also nicht zwingend nötig, um das Problem zu erkennen oder zu verstehen. Hier lieferten sie trotzdem eine sinnvolle Ergänzung. Denn sie haben das Problem quantitativ gestützt und für die Stakeholder relevanter gemacht. Mir ist dadurch wieder bewusst geworden, dass es sinnvoll sein kann, Methoden nicht nur nach Erkenntnispotential auszusuchen, sondern auch nach Überzeugungspotential.
