Meine Aufgabe war es, die UX der neuen Online-Plattform des Archivs zu evaluieren und zu verbessern. Ein MVP war intern entwickelt worden, mit Fokus auf Funktionalität, und ich wurde neun Monate vor dem Launch hinzugezogen, um sicherzustellen, dass die Plattform auch die Bedürfnisse der Nutzenden erfüllt.
Die Plattform konsolidiert Funktionen, die zuvor auf unterschiedliche Online-Tools und Papierformulare verteilt waren: Katalogsuche, Verwaltung von Rechercheergebnissen, Registrierung beim Archiv und Buchung von Terminen für den Lesesaal.
Nach drei Runden von Usability-Tests und Anpassungen ist die Bedienung nun deutlich intuitiver und für die Hauptnutzendengruppen leichter zugänglich.
Prozess
Recherche & Analyse
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Testen
Moderierte Usability-Tests mit 12-15 Teilnehmenden pro Runde, verteilt auf drei Gruppen: professionelle Forschende, Hobby-Forschende und Erstnutzende. Die Rekrutierung erfolgte über die Nutzendenbasis und das Archivpersonal. Die Teilnehmenden bearbeiteten szenariobasierte Aufgaben, die wir in einem abteilungsübergreifenden Workshop entwickelt hatten.
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Priorisierung
Wir haben Anpassungen nach Nutzen und Aufwand priorisiert. Mit Blick auf den vorhandenen Code, begrenzte Ressourcen im Entwicklungsteam und den Launch-Termin haben wir uns auf Änderungen konzentriert, die für die Usability kritisch waren.
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Ideenfindung & Design
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Implementierung
3 RUNDEN
Die Nutzenden
Etwa die Hälfte sind Einmalnutzende, die ein bestimmtes Dokument suchen und danach nicht wiederkommen. Viele der wiederkehrenden Nutzenden besuchen die Plattform so selten, dass sie sich jedes Mal neu einarbeiten müssen.
Neben professionellen Forschenden wird das Archiv auch von Hobbyhistoriker:innen und Genealog:innen benutzt, viele davon im Ruhestand. Sie sind zwar mit Computern vertraut, (Sidenote:
Einige Beispiele:
Vertrauen: Größere Skepsis gegenüber unbekannten Features, besonders beim Thema Account-Sicherheit.
Problemlösung: Bei Schwierigkeiten neigten Teilnehmende eher dazu, einen eigenen Fehler zu vermuten, statt verschiedene Lösungswege auszuprobieren.
Navigation: Präferenz für lineare Navigation mit dem Zurück-Button statt mehrerer Tabs.
Terminologie: Manche Web-Konventionen wurden anders interpretiert: "Home" wurde manchmal als "Impressum" oder "Kontakt" verstanden.
).
Unser Schwerpunkt lag deshalb auf der Zugänglichkeit für Erstnutzende und ältere Nutzende. Das Interface sollte sofort Sinn ergeben, ausreichend Erklärungen bieten und Konventionen verwenden, die schon aus anderen Kontexten vertraut sind.
Ausgewählte Probleme und Lösungen
Bei den Usability-Tests zeigten sich Probleme in allen Bereichen der Plattform. Wir setzten zunächst beim Anmelde- und Bestellprozess an. Hier war das Ziel, dass Nutzende alles selbstständig bewältigen können – ohne Hilfe des Archivpersonals. Ein Redesign der Such- und Recherchefunktionen hingegen stellten wir vorerst zurück. Hier würde bessere Usability allein nicht ausreichen, denn Archivrecherche erfordert Fachwissen und deshalb oft Unterstützung durch Archivar:innen.
Diese drei Beispiele zeigen typische Probleme und unsere Lösungen:
Die meisten Dokumente im Archiv sind nicht digitalisiert und können nur vor Ort eingesehen werden. Das erfordert einen mehrstufigen Prozess: Nutzende müssen zunächst (Sidenote:
Ein Benutzungsantrag ist wie ein Bibliotheksausweis für Archive, der die Berechtigung zur Einsicht in Dokumente im Lesesaal gewährt. Um diesen Antrag zu stellen, muss man sich typischerweise beim Archiv anmelden und den Zweck der Archivnutzung für die eigene Forschung erklären. Archive in Deutschland können den Zugang zu Materialien innerhalb der gesetzlichen Zugangsfristen allerdings nicht willkürlich verweigern.
) dann die Archivalien bestellen und einen Lesesaaltermin weit genug im Voraus buchen, damit die Bestellung rechtzeitig bereitgestellt werden kann.
Problem
All diese Funktionen waren zuvor auf mehrere Online-Tools und Papierformulare verteilt. Um sie auf der neuen Plattform zu konsolidieren, verfolgte das MVP einen zunächst naheliegenden Ansatz, der sich später als problematisch erwies: In einer Art Dashboard-Struktur waren alle Funktionen von der Homepage und der Hauptnavigation aus verlinkt.
Dies war problematisch, weil die Aktionen in einer festen Reihenfolge ausgeführt werden müssen. Eine Dashboard-Struktur bietet zu viel Freiheit und zu wenig Orientierungshilfe.
Die erste Runde der Usability-Tests bestätigte dies. Nutzende hatten Schwierigkeiten, den Bestellprozess zu starten, wussten nicht, was als Nächstes zu tun war, und konnten eine Bestellung nicht selbstständig abschließen.
Lösung
Für Nutzende, die noch nie ein Archiv besucht haben, ist der Bestellprozess völlig unbekannt. Es gibt jedoch einen ähnlichen Prozess, den sie gut kennen: online etwas kaufen. Beim Online-Shopping gibt es fest etablierte UX-Muster, die wir hier übernehmen können.
Für die Archivalienbestellung habe ich einen Checkout-Flow verwendet, wie er aus Online-Shops bekannt ist, und ihn an die archivspezifischen Anforderungen angepasst. Nutzende werden nun durch den Prozess geführt, was (Sidenote:
Die Task-Completion-Rate für das Aufgeben einer ersten Bestellung stieg von 42% auf 100%.
).
Herausforderung
Der neue Checkout-Flow versteckt einige der internen Archivabläufe vor den Nutzenden, während das MVP diese Details noch explizit gezeigt hatte. Zu Beginn des Projekts dab es Bedenken im Haus, ob diese Änderung die gewohnten Arbeitsabläufe stören würde. Diesen Bedenken begegneten wir auf mehrere Arten: Erstens setzten wir nicht alle Änderungen auf einmal um, sondern gingen in kleinen Schritten vor – so war es leichter, Zustimmung zu finden. Zweitens zeigte ich den Stakeholdern aus verschiedenen Abteilungen Videoausschnitte der Usability-Tests. Das schuf Vertrauen in den Ansatz und half den Beteiligten, unnötige Komplexität zu erkennen. Als die Plattform schließlich live ging, fügte sich der neue vereinfachte Prozess schließlich problemlos in die bestehenden Arbeitsabläufe ein.
VORHER
Die einzelnen Funktionen sind verlinkt, von der Homepage (grün umkreist) und aus dem Menü. Wählen Nutzende sie in der falschen Reihenfolge aus, erhalten sie einen entsprechenden Hinweis.
NACHHER
Das Redesign führ Nutzende in einem Checkout-Flow durch den Bestellprozess.
Situationsgerechte Unterstützung im Bestellprozess
Der Button signalisiert: Hier läuft alles in einem Schritt, von der Bestellung bis zur Terminbuchung.
Das System berechnet automatisch den frühestmöglichen Termin – je nachdem, welche Archivalien im Warenkorb liegen.
Erklärungen zu den Antwortoptionen erleichtern die Auswahl.
Archivalien können zu einer bestehenden Bestellung hinzugefügt werden, falls sie zuvor vergessen wurden.
Wird nach ungewöhnlichen Informationen gefragt, gibt es eine Erklärung, warum sie benötigt werden.
Nicht alle Archivalien können frei eingesehen werden. Manche unterliegen dem Datenschutz, andere rechtlichen Einschränkungen, und wieder andere sind zu fragil, um häufig herausgeholt zu werden. Diese Einschränkungen spielen eine wichtige Rolle im Nutzungsprozess und brauchen klare Kommunikation.
Problem
Das MVP verwendete schwer zu interpretierende Rechtsverweise und Ein-Wort-Beschreibungen, teilweise versteckt in den Metadaten. Während der Tests hatten Nutzende Schwierigkeiten, diese Informationen zu verstehen.
Lösung
Ich habe mich mit einem Archivar zusammengesetzt, um alle möglichen Metadatenkonfigurationen kennenzulernen, und sie dann in einfache Sprache übersetzt. Diese Beschreibungen werden in farbcodierten Boxen in den Suchergebnissen und auf den Detailseiten der Archivalien angezeigt.
(Sidenote:
Um zu beurteilen, ob die Formulierungen verständlich sind, habe ich die Teilnehmenden darum gebeten, bestimmte eingeschränkte Dokumente zu bestellen. Im Anschluss ließ ich mir erläutern, wie sie diese Einschränkungen interpretierten.
) was ihnen half, Einschränkungen zu akzeptieren, statt sich über unerklärte Restriktionen zu ärgern.
VORHER
Einschränkungen werden beschrieben mit vagen Begriffen wie „eingeschränkt" oder „öffentlich", begleitet von Gesetzesparagraphen.
NACHHER
Einschränkungen werden in einfacher Sprache erklärt und in gut sichtbaren farbcodierten Boxen angezeigt.
Design-Details
Andere Tonalität: Die Sprache ist handlungsorientierter und zugänglicher als der sonst übliche formale Stil des Archivs.
Hilfe im Kontext: In jedem Infokasten ist ein relevanter Hilfeartikel verlinkt. In den Tests klickten 54% auf diese Links. Das zeigt uns, dass an dieser Stelle Bedarf an zusätzlichen Informationen besteht.
Direkte Handlungswege: Wo Lösungen möglich sind, etwa durch Stellen eines Antrags, können Nutzende den Prozess mit einem Klick starten, statt selbst eine E-Mail formulieren zu müssen.
Barrierefrei auch wenn deaktiviert: Wenn Archivalien nicht bestellbar sind, ist der Button deaktiviert, bleibt aber per Tastatur erreichbar. Darunter erscheint ein erklärender Text.
Zwei Prozent der Archivbestände sind als digitale Kopien verfügbar und können online eingesehen werden. (Sidenote:
Alternativ können Nutzende eine digitale Reproduktion anfertigen lassen. Dieser kostenpflichtige Service wird derzeit per E-Mail abgewickelt, ist aber für die zukünftige Integration in die Plattform vorgemerkt.
)
Problem
Erstnutzende erwarten oft, alle Archivalien online einsehen zu können. Wenn sie keinen Scan finden, akzeptieren sie häufig nicht, dass das Dokument nicht digital verfügbar ist, sondern nehmen stattdessen an, dass sie an der falschen Stelle suchen oder nicht die erforderlichen Berechtigungen haben.
Lösung
Ich habe (Sidenote:
Tests zeigten, warum diese Kombination wichtig ist: Einzelne Hinweise wurden von manchen Teilnehmenden übersehen oder falsch interpretiert, aber gemeinsam funktionierten sie. 92% der Testpersonen verstanden, noch bevor sie den Buchungsprozess starteten, dass keine digitale Kopie verfügbar war; die verbleibenden 8% erkannten es während des Checkouts.
) basierend auf zwei Ansätzen:
Vorhandene digitale Kopien sollten leicht zu finden sein. Wenn Nutzende genau wissen, wo sie nach Digitalisaten suchen müssen, lässt sich die Verfügbarkeit schnell selbst klären. Das sorgt für Gewissheit statt Verunsicherung.
Den Vor-Ort-Besuch als Standard kommunizieren: Button-Labels, Microcopy und Hilfeinhalte stellen den persönlichen Besuch als Normalfall dar und führen Nutzende durch den Buchungsprozess.
Digitale Kopien leicht findbar machen
Gut sichtbarer Filter: Ein Toggle über den Suchergebnissen filtert nach digitalisierten Archivalien. Tests hatten gezeigt, dass Filter an dieser Position am besten entdeckbar sind.
Wenn nichts da ist, sagen wir es: Detailseiten ohne Digitalisat zeigen einen deutlichen grauen Platzhalter: „Keine Abbildung verfügbar". Ohne diesen expliziten Hinweis dachten Testpersonen, sie hätten etwas falsch gemacht.
Scan sofort sichtbar: Wenn verfügbar, ist der Viewer das Erste, was Nutzende auf der Detailseite sehen.
Hilfeinhalte: Ein Akkordeon auf der Startseite informiert über digitale Verfügbarkeit.
Vor-Ort-Besuch als Standard kommunizieren
Hinweis im Bestellkorb: Nutzende erwarten manchmal digitale Kopien, wenn sie etwas in den Bestellkorb legen. Deshalb steht dort klar: Dokumente können nur im Lesesaal eingesehen werden, mit Link zur ausführlichen Erklärung.
Button-Label: „Termin buchen und Archivalien bestellen" vermittelt direkt: Es geht um den Besuch vor Ort, nicht um digitale Kopien.
In diesem Projekt habe ich zum ersten Mal mit vorwiegend älteren Nutzenden gearbeitet. Die Usability-Tests mit dieser Nutzendengruppe waren besonders eindrücklich für mich, und den Stakeholdern ging es, glaube ich, ähnlich. Sie waren in den Prozess eingebunden, indem sie die Testaufgaben mitentwickelten, Ausschnitte der Videoaufnahmen anschauten und die Ergebnisse gemeinsam besprachen. Das alles hat enorm geholfen, um gemeinsames Verständnis aufzubauen und auf dasselbe Ziel hinzuarbeiten.
Was gut funktionierte: Ich habe es geschafft, durchgängig für die Bedürfnisse der Nutzenden einzutreten und nachzubohren, wenn technische Hürden nur angenommen wurden. Das hat Lösungen ermöglicht, die zunächst ausgeschlossen schienen.
Was ich anders machen würde: Hauptproblem für mich war die Zeitplanung zwischen Design und Entwicklung. Beim nächsten Mal würde ich versuchen, Design stärker zu entkoppeln, etwa durch häufigere Tests mit Low-Fidelity-Prototypen. So könnte Design schneller iterieren, während die Entwicklung in einem ruhigeren Tempo folgt.
Die drei Testrunden über mehrere Monate hatten allerdings einen wichtigen Vorteil: Sie gaben allen Zeit, Erkenntnisse zu verarbeiten und neue Ansätze anzunehmen. Das Projekt nahm die ganze Organisation mit, nicht nur das engere Team.
Langfristig betrachtet: Die Plattform hat jetzt ein stabiles, modulares Fundament, das intern entwickelt wurde. Künftige Verbesserungen lassen sich in kleinen Schritten einbauen, ohne alles umkrempeln zu müssen. Als Nächstes würde ich die Suchfunktion angehen: Sie sollte sowohl exploratives Stöbern als auch präzise Suche besser unterstützen.
